Tips สำหรับ Platform ต่างๆ รู้อีกนิดชีวิตดีขึ้นได้

ตอนนี้เทรนทำงานบน platform ออนไลน์เริ่มถูกใช้อย่างกว้างขวางมากขึ้น หลายๆ tools ถูกหยิบยกขึ้นมาใช้เพื่อช่วยจัดการชีวิตการทำงานให้ง่ายและสะดวกมากขึ้น

บทความนี้ก็เลยจะรวบรวม tips เล็กๆน้อยๆสำหรับการทำงานบน platform ต่างๆ เผื่อจะช่วยเพื่อนๆพี่ๆน้องๆให้จัดการอะไรที่อาจจะยุ่งเหยิงวุ่นวายให้ผ่านพ้นการทำงานไปได้ (บ้างในบางจุด อิอิ) 

หลักๆแล้วก็จะขอเน้นหนักไปที่ผลิตภัณฑ์ต่างๆของ Google ซึ่งก็ขอเริ่มด้วยสิ่งที่มักจะเป็นจุดเริ่มต้นในแต่ละวันอย่าง Chrome

Chrome 

• Tab group

เปิด tab website เต็มไปหมด กว่าจะหา tab เจอ หัวจิปวดด tab ฉันอยู่ไหน

เราสามารถ manage มันได้ง่ายๆโดยการ groupping tab อยู่ใน type เดียวกันได้ โดยการ → เลือก tab ที่ต้องการ แล้วกดคลิกขวา เลือก add tabs to new group

จากนั้นทำกาตั้งชื่อ tab ของเรา และเลือกสีตามความต้องการได้เล้ย

ตัวอย่างการจัด tab grouping

เท่านี้เราก็หมดปัญหา หา tab ไม่เจอแล้ว จะเปิดกี่ tab ก็หาเจอ ไปลองใช้กันเลย

• Bookmark – ไฟล์งานสำคัญเยอะแยะไปหมด กว่าจะหาเจอแต่ละไฟล์ ใช้เวลาหานานมากก bookmark เป็นเครื่องมือที่สามารถจัดระเบียบการทำงานหรือไฟล์งานของเราได้เป็นอย่างดีเลยทีเดียว

1. กด ด้านบนขวามือ → Bookmarks→ show bookmarks bar

2. กด bookmark manager (สามารถกดได้จากรูปด้านบน หรือว่า คลิกขวาตรง bookmark bar)

3. กดคลิกขวา → add new folder → ใส่ชื่อโฟลเดอที่เราต้องการได้เล้ย (หรือสามารถ คลิกขวาที่ bookmark bar และกด add new folder ได้เลย)

หลังจากที่เราได้ folder มาแล้วเราก็ทำการตั้งชื่อfolder ของเรา และเอาwebsite หรือไฟล์ต่างๆมาจัดเรียงกันได้เลย

เราสามารถ add bookmark ได้ 2 วิธี

• เราสามารถ add bookmark โดยการ ตั้งชื่อและใส่ url website ที่เราต้องการไว้เลย
• กดดาวข้างๆ search bar ของเรา และทำการเลือก folder ได้เลย

ในเวลาที่เรามีหลายๆ project เราสามารถสร้าง folder ซ้อนกันหลายๆอันได้ด้วยนะ

เท่านี้ ปัญหาหาไฟล์ไม่เจอ ก็จะหมดไป

ต่อมาก็จะเป็นอีกหนึ่ง เครื่องมือจัดการชีวิตของเราอย่าง Calendar 

Calendar

• Recurrence 

ปกติเราก็มักจะใช้ Calendar สำหรับนัดประชุม จดสิ่งที่ต้องทำ หรืออื่นๆ สำหรับบางประชุมหรือสิ่งที่ต้องทำก็จบภายในครั้งเดียวบางครั้งสิ่งนั้นอาจจะต้องทำต้องทำทุกๆวันที่กำหนด ซึ่งถ้าจะให้มานั่งลิสที่ละวันก็คงจะกินเวลานานเกินไป 

ซึ่งบน calendar เราสามารถตั้งให้กิจกรรมนั้น repeat ทุกๆวันที่กำหนดได้

1. กด Does not repeat ด้านล่างวันและเวลาที่กำหนดไว้

2. กด Drop down ของ Does not repeat ก็จะมีตัวเลือกที่เราต้องการทำกิจกรรมนั้นซ้ำ หรือหากไม่มีที่ต้องการก็สามารถเลือก Custom เพื่อกำหนดเอง

3. สามารถเลือกได้ทั้งความถี่ กี่ครั้งต่ออาทิตย์ เดือน ปี และต้องการทำวันไหน

นอกจากนี้ยังสามารถเลือกวันที่หรือจำนวนครั้งที่ต้องการทำซ้ำได้

เพียงเท่านี้เราก็ไม่ต้องนั่งจำหรือว่าลิสสิ่งที่ต้องทำเป็นประจำทีละครั้งแล้วว 

• Visibility

สำหรับบางกิจกรรมที่เราต้องการตั้งไว้เดือนตัวเองหรือไม่ต้องการให้ใครเห็นรายละเอียด เราก็สามารถเลือกระดับ privacy ของกิจกรรมนั้นๆได้

1. กดเลือกที่ Default Visibility

2. แล้วเลือก Private

เท่านี้คนอื่นก็จะไม่สามารถเห็นรายเอียดของกิจกรรมเราตั้งไว้เป็น private

อีกหนึ่งผลิตภัณฑ์จาก Google ที่เคียงคู่คนทำงานอย่างเราๆอย่าง Sheet

Google Sheet

• Import

ถ้าเรามีข้อมูลอยู่บน Excel แต่ว่าต้องการเอามาใช้บน Sheet ก็ไม่ต้องลำบากนั่ง Copy+Paste ข้อมูลเองอีกต่อไป 

1. กด File → เลือก Import

2. ตรงนี้เราก็สามารถเลือกได้ว่าจะเลือกจาก Drive หรืออื่นๆได้เหมือนกัน

3. กด Select หลังเลือกไฟล์ได้แล้ว หลังจากนั้นจะมีหน้าต่างขึ้นมาให้เลือกว่าจะ Import ยังไง

4. หลังจากนั้นกด Import data เท่านี้เราก็จะมีข้อมูลบน Excel ที่เลือกเข้ามาอยู่ใน Google Sheet เป็นที่เรียบร้อย

• Protect Sheet

หลายๆคนคงจะมีทำงานบนไฟล์ออนไลน์ที่แชร์กับคนอื่นๆ แต่ก็คงมีบางชีทที่เราไม่อยากให้เขาเห็นใช่ไหม ตอนนี้ในชีท เราสามารถจำกัดสิทธิ์การเข้าถึงของคนอื่นบนชีทหรือ range ที่กำหนดได้แล้วนะ

1. คลิกขวาที่ชีทที่ต้องการ → เลือก Protect Sheet

2. ในหน้าต่างด้านขวา เราสามารถเขียนรายละเอียด เลือก sheet หรือ range ที่ต้องการกำหนดสิทธิ์ แล้วกด Set permission

3. จะมีหน้าต่างขึ้นมาเพิ่มเติม ซึ่งเราสามารถกำหนดได้ว่าจะให้ขึ้นเตือนเฉยๆหรือว่ากำหนดคนเลย 

4. หากต้องการกำหนดแบบอื่น เลือก Custom

5. ในหน้า Custom เราสามารถกดเลือกคนที่ต้องการให้ edit ได้ หรือว่าใส่ emaill อื่นๆเพิ่มได้เหมือนกัน

หลังจากเรียบร้อยแล้ว ชีทที่เราตั้งค่าก็จะมีรูปล็อคไว้ เท่านี้คนที่เราไม่ได้กำหนดก็จะไม่สามารถทำอะไรกับชีทที่เราตั้งค่าไว้นั่นเอง

และสุดท้ายจะเป็น Platform เพิ่มเติม

Clickup

• Favorite

ถ้าเรามี floder ที่จะต้องใช้อยู่บ่อยๆหลายๆอัน ถ้าให้นั่ง search ชื่อทุกครั้งที่อยากใช้ก็คงจะไม่ไหว แอด folder ที่ต้องการเข้าใน Favorite จะได้หาง่ายและออกจะช่วยเตือนเราด้วยว่ามีอะไรที่ต้องให้ความสำคัญบ้าง

โดยกดสามจุดที่ Folder ที่ต้องการ → เลือก Add to favorite

เท่านี้ folder ที่ต้องการก็จะเข้ามาอยู่ที่ Favorite ด้านบน เราก็ไม่ต้องนั่งหาทีละอันอีกต่อไปป

• Create your own space

ส่วนใหญ่ เราอาจจะรู้จัก platform clickup ในการทำงานกับคนอื่นๆ แต่รู้หรือไม่ เราสามารถสร้าง space ให้ตัวเอง และ manage งานของเราเอง แบบ private สุดๆ โดยที่คนอื่นไม่รู้ได้ด้วยนะ

กดที่ปุ่ม + NEW SPACE

ตั้งชื่อ space ของเรา เลือกสี เลือก avatar ของเรา กด → เลือก private

เราสามารถ custom status ของเราเองได้เลยนะ

เท่านี้เวลาเรามีงานอะไรมาใหม่ๆ เราก็สามารถสร้างการ์ดของเราเอง และจัดการ prioritize งานเองได้เล้ย เป็นคล้ายๆกับ to do list ที่เราต้องทำ แล้วยังสามารถใส่รายละเอียดด้านในการ์ดได้อีกด้วยนะ

ทั้งหมดนี้ก็เป็น tips จากหลายๆ platform ที่เรานำมาแชร์กัน หวังว่าจะช่วยใครหลายๆคนให้สามารถจัดการงานหรือชีวิตการทำงานของตัวเองให้ง่ายขึ้นได้ (บ้างนะ) ส่วนถ้าใครที่กำลังหัวจะปวดไม่ไหวกับชีวิตที่ยุ่งเหยิงก็อย่าลืมหา tips หรือ trick ต่างๆเพื่อช่วยจัดการสิ่งต่างๆให้ flow ก็จะช่วยให้เรามองเห็นอะไรที่ง่ายและชัดเจนขึ้น ทั้งชีวิตและการทำงานของเราก็จะได้ผ่านไปได้ง่ายมากขึ้น 🙂

“A better tomorrow starts today”

Line@: bit.ly/ForeToday

FB Chat: http://m.me/foretoday

“A better tomorrow starts today “

Digital Marketing foretoday Google